RFID技术应用于档案管理自动化系统方案

发布时间:2021-01-27 11:06:34
档案管理过程中往往存在着很多不合理现象,如对失效档案的管理滞后,失效档案不能被及时发现和处理。形成大量冗余档案,给档案管理工作带来额外负荷和成本;档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长,导致较多档案入馆后被长期堆放、得不到及时整理归档等各种问题。今日上海营信小编为大家介绍RFID档案管理自动化系统方案。

一、RFID技术应用于档案信息化将会有哪些作用

在档案管理中,RFID可用于档案实体管理,如档案进出档案库房登记、借阅登记、归还登记、入库档案清点等。这些功能,虽然用条形码也能实现,但是条形码登记只能逐卷进行,用RFID技术,当管理员捧着一叠或用手推车推着一批档案进出装有电子标签阅读器的库房门时,阅读器会自动将这批档案的案卷号输入计算机或在档案目录数据库中对相关档案的条目打上进出库房的标志。一维条形码的容量很小,一般不超过30个字符,只能记录简单的档案编号。二维条形码也只能达到1K。而电子标签的容量可以高达数兆。因此用它不但可以记录档案的著录内容,甚至可以记录电子文件内容,将电子标签贴在相关的纸质文件上,可实现电子文件和纸质文件的一体化保存。电子标签的远距离识别还有一些特殊的用途,如有时我们将归还的档案放错了库位,寻找十分困难。如果档案上贴了电子标签,管理员只要手持移动阅读器在库房中巡视,当发现需要寻找的档案时,阅读器会自动提醒管理员该档案的所在位置。

RFID技术应用于档案管理自动化系统方案


二、RFID档案管理自动化系统的构成

FID档案管理自动化系统主要由RFID数据管理系统和档案管理信息系统组成。 RFID数据管理系统由中心数据库和终端管理器组成,是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。 档案管理信息系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成。其中储位管理子系统又由储位自动识别模块和档案自动识别模块组成,安全管理子系统包括监控模块和警报模块。
RFID技术应用于档案管理自动化系统方案
(1)储位管理子系统:实现档案自动识别模块所储存的档案盒编号和储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配,在进行档案的出入库时定位档案的储位,实现对档案的可视化、动态化管理;。

(2)查询管理子系统:系统提供用户的权限设置和档案的档案编目、储位,密级等信息; 在查询和盘点档案时,系统根据档案的相关信息以及相应的储位信息核对数据信息,对于不能匹配的信息,由管理人员持手持式阅读器进行现场核对,修改系统信息或现场信息。

(3)销毁管理子系统:档案入库前设定每份档案的保管期限,当到达保管期限时,系统自动提醒管理人员失效档案的相关信息。管理人员也可查看将要到期或是已到期销毁的档案信息;。

(4)安全管理子系统:当档案盒在非正常情况下离开储位(指不经查询子系统发出出库指令情况下),安装于储位区的阅读器将会获取这一信息,系统的监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。

上海营信把RFID技术和数字档案馆建设与档案实体的科学管理结合在一起,实现一种科学高效,高度现代化管理的档案馆建设新模式,国家档案局对浙江省丽水市档案局采用了基于RFID技术的档案智能化仓储管理系统方案。该方案的采用表明,射频识别技术在档案管理中的应用逐渐得到认可。感兴趣的读者朋友欢迎来电咨询。

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