RFID技术读写器档案智能系统应用流程

发布时间:2020-12-01 10:56:29

在计算机网络环境下,面对档案应用空间和种类急剧扩大的现实情况,这种做法对于有效保存和发挥纸质档案的原始凭证作用有着极其重要的作用。 今日上海营信小编为大家介绍RFID读写器档案系统工作流程,基于RFID档案馆管理系统采用射频识别RFID技术,档案管理人员可在任何库房进行档案操作,档案将采用电子数字标签随时随地进行调拨,自助调拨档案以及上架归还的出现,特别是其一次可以做多本调拨和按路径进行智能化上架工作,大大节省了馆员的工作量和档案调拨人员等待的时间。下面我们一起来了解下吧。

RFID技术读写器档案智能系统应用流程


一、RFID读写器档案系统工作流程

1.1.1 档案入馆

1、接收整理处工作人员接收档案后,将档案信息录入系统,录入的数据包括:档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。通过RFID电子标签打印机打印出一张电子标签,同时将档案信息写入电子标签芯片中。电子标签粘贴至档案盒表面,标签外表印有档案名称、编号、类别、密级等基本信息。

2、粘贴好电子标签的档案送至保管处进行存放。存放前,保管处工作人员通过RFID读卡器对档案电子标签进行扫描,登记入库时间并设置具体的存放位置,从而在系统中建立档案的入库记录。

档案出入


1.1.2 档案借阅

1、 借阅申请

在利用大厅安装自助档案信息查询机,借阅人可以查询出所需借阅档案的信息,并通过查询机打印出借阅小票,小票上打印所需借阅档案信息(名称和编码),同时,小票上也印有业务办理的顺序号,即查询机也具有业务办理自动排号的功能。

2、 借阅登记

借阅人出示相关证件和借阅小票,利用大厅操作员登记所需借阅的档案和借阅人的信息,确定后提交借阅申请记录;对于某些必须要领导审批的档案,档案馆领导可以通过软件进行在线审批,审批后借阅审计记录生效。

3、 档案查找

每层楼保管处工作人员电脑上安装档案流通管理子系统,一旦有新的借阅申请,系统会自动将记录显示在计算机屏幕上。显示的信息包括:档案名称、档案编号、存放位置等,工作人员按照申请记录进行档案查找。

查找完成后,工作人员必须通过读卡器对电子标签进行扫描,完成档案出库登记,系统中记录档案出库时间、出库档案编号。

4、 档案借出

保管处工作人员将档案移交给利用大厅工作人员,档案交给用户前,必须在系统中进行电子标签扫描登记,记录借出时间和档案编号。

智能书柜档案


1.1.3 档案归还

1、用户完成档案查阅后归还档案,工作人员扫描档案电子标签,登记归还时间和档案编号,完成归还登记。若用户超过指定的查阅时间,系统会自动提醒;2、保管处工作人员将档案放回指定存放地点前,要进行电子标签扫描登记,登记入库时间,完成登记后,档案变成入库状态。

1.1.4 档案防盗

所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时,由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息,并与出库指令信息进行核对,如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位,监控模块会激活警报模块发出异常情况警报,以防止档案被毁、被盗等。

1.1.5 档案查询管理

自助终端查询

自助终端查询主要提供给外来访问人员查询。一般情况下,在档案大厅安置有一定的供其他人员进行档案信息查询的自助查询设备,通过该查询终端设备,访问人员可以根据自己的权限和需求查询相应的档案库资料信息。

网络化的系统查询

网络化的系统查询主要提提供给领导级别或管理者的查询者。通过网络化的系统查询,能够对档案所有业务数据进行实时查询和统计分析。包括:档案数量、档案利用率分析、借阅明细查询等。为管理者提供管理的依据,并实现对基层工作情况的在线监控。

1.1.6 档案销毁提醒

档案的价值具有时间效应,对于失去存档价值的档案需要进行销毁处理,以减轻对档案管理资源的占用。当档案在入馆时,将保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。在保管过程中,当有档案达到保管期限时,软件将自动跳出档案失效提示,由管理员做出销毁或继续保管处理。

1.1.7 档案盘点管理

采用RFID技术进行档案资料的盘点,使得原来沉重繁琐的档案盘点工作变成一项简单快速的工作。档案管理系统发出盘点指令,库房管理终端发送盘点指令到移动终端,库房管理员根据移动终端上的提示,读取档案格和存放的档案的的标签信息,完成一个档案格的盘点操作,依次进行直到完成所有档案的盘点操作。

因为计算机软硬件系统及信息存储的本身就有缺陷和不足,与纸质档案比较起来,电子档案在传输、存储和利用中的安全性就相对比较弱,也就比传统纸质档案难以进行信息安全防护。上海营信RFID读写器档案系统有效管理档案,完美解决了传统档案管理软件的问题,融入了更多的创新性功能,在实现精细化档案收集与管理,保证档案信息安全的同时,更加强调档案资源的服务和利用。感兴趣的读者朋友欢迎您的咨询。

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