基于目前图书馆、各档案室及文件柜的实际情况，传统的文件管理仍然存在，手动编目过程繁琐且费时，存放次序紊乱且容易被打乱，查阅库存效率和准确性低，安全性差和内部控制不足等等问题，都凸显了传统文件管理的缺陷。借助5G、人工智能、云计算和其他信息技术的影响，将档案电子标签粘贴档案内，利用RFID读写器等RFID产品的智能档案柜管理方案，可以实现高效、准确的数据定位、实时跟踪、档案盘点，批次库存和批次标识存档，特别时针对一些特殊的人事档案、机要档案等更加安全，消除人工错误。本文基于文件智能档案柜解决方案，并针对该系统、档案电子标签。
RFID技术的普及
RFID技术，也称为射频识别技术，是一种通信技术，可以识别特定对象并通过无线电信号读写相关数据，而无需建立机械或光学接触。
RFID是一种新的自动识别技术，它按照条形码技术重新组织了物品管理模式。与传统的文件管理相比，RFID技术具有良好的渗透性，多标签远距离识别能力，可以批量识别物品信息，容量大，可以重复读写，识别信息，可以改善信息管理，节省企业成本。
RFID解决方案设计
用RFID技术的智能档案柜管理解决方案基于UHF RFID自动识别技术和计算机软件技术。 UHF RFID档案电子标签用作信息存储介质，并附加到档案中， UHF RFID芯片存储档案的基本信息，使用UHF RFID读写器返回请求记录，以及用于数据库管理系统的存档智能档案柜解决方案后台，可以实现档案存档，档案盘点等。主要应用于人事档案、机要档案、图书馆书籍的出借、归还、搜索和库存工作流程。
RFID系统核心功能
1）集成的UHF RFID读写器：实现对智能档案柜上档案的实时库存扫描，并实现对货架上所有档案的在线监控和定位。
2）超高频门禁红外安全检测装置：当文件管理人员进入智能档案柜并提取文件数据时，基于文件的智能档案柜解决方案可以自动检测管理人员的出入情况。
3）用于档案访问和检索的有序管理系统：它将自动查询档案位置，打开相应的智能档案柜，并在输入文件数据后自动生成标签。可以在智能档案柜过程中同时放置多个文档，并且可以通过在智能档案柜上的UHF RFID读写器进行扫描，将数据的新存储位置转移到服务器数据库中，无需手动操作即可更改存储位置。
RFID智能文件柜演示视频
RFID产品应用
通过使用物联网和生物识别技术等先进技术，并按照政策的要求，实现了文档和档案的智能档案柜管理，提高了运营效率，并降低了运营成本。诸如人事档案、机要档案、文件、磁盘等甚至仓库之类的载体在库存上进行实时库存检查，以确保其符合实际条件并受到管理。
